Aprende ahora mismo cómo estructurar un dossier de patrocinio en 4 pasos
Cada vez que se construye algo en el mundo, la estructura reviste un rol fundamental para que la construcción no se venga abajo: piensa en una casa, en un puente, un estadio.
Si la estructura fuera mala, a la primera de cambio todo se vendría abajo y sucedería una tragedia.
Afortunadamente con tu dossier de patrocinio no van a pasar tragedias, nadie va a morir.
Pero si no tienes la estructura adecuada será muy complicado que consigas atraer la atención de futuros patrocinadores.
Aquí vamos a analizar que tipo de estructura podrías utilizar para crear un dossier ganador.
Aunque tienes que considerar que cada evento es diferente y por lo tanto sería interesante resaltar para cada uno lo más importante.
Cómo estructurar un dossier de patrocinio Ejemplo
Cómo estructurar un dossier de patrocinio nº1: Presentación y objetivos
¿Si te llegara una propuesta encima de la mesa qué te gustaría saber primero?
Creo que estamos de acuerdo en decir que lo más importante sería:
- «Quiero saber de que se trata».
- «Quiero saber que hay aquí que sirva para mi».
Entonces en tu dossier de patrocinio lo primero que tendrá que aparecer será la presentación de tu evento y los objetivos (preferiblemente comunes con el patrocinador) que te propones alcanzar.
¿Por qué realizas este evento?
Recuerda siempre da hacer un trabajo de estudio previo sobre otros eventos y cuales son las empresas que lo patrocinan.
Si lo has hecho, tendrás que saber también cuales son los objetivos de las empresas que vas a contactar y cual es su público objetivo.
Cabe hasta la posibilidad de personalizar el dossier para cada empresa: sería la bomba.
En la presentación comenta:
- De que se trata.
- Si ya se ha realizado enseña resultados tangibles de las ediciones pasada
- Enseña imágenes, muchas imágenes, que abran el corazón de piedra de los directores de marketing haciéndole sentir emociones olvidadas…
Cómo estructurar un dossier de patrocinio nº2: El equipo ganador
El segundo paso es ganarte la confianza del director de marketing o del dueño de la empresa que has contactado.
El necesita saber que su dinero va a estar en una caja fuerte si lo invierte en tu evento.
Quiere saber que dispones de un equipo de trabajo válido que tiene la capacidad suficiente para conseguir los resultados estimados.
Tendrás que destacar las habilidades relacionadas con el evento, además de los logros conseguidos relacionados siempre con el evento.
Aporta solamente informaciones pertinentes con los resultados que vas a ofrecer, no información de relleno.
Todo lo que pueda generar confianza será bienvenido.
Cómo estructurar un dossier de patrocinio nº3: La Oferta
Ahora que ya has explicado de que va el tema, cuales son los objetivos que quieres alcanzar, quienes se van a encargar de conseguir un evento exitoso, ha llegado el momento de hacerle conocer tu OFERTA DEMOLEDORA.
Explica todo lo que va a conseguir si decide participar en el evento.
Es interesante poner una tabla comparativa con lo que incluye cada tipo de patrocinio y luego puedes profundizar cada oferta de patrocinio distinta para que se haga una idea mejor de donde podría encajar.
Te aconsejo de estudiar muy bien la OFERTA antes de enviar cualquier propuesta porque es fundamental que el patrocinador perciba lo que le ofreces como un chollo respecto a lo que va a pagar.
Te lo digo porque un lunes 1 de agosto a las 12:00 horas en plena canícula de Madrid de hace 17 años, cuando tuve mi primera reunión con un responsable de marketing de Renault, mi oferta no estaba a la altura de la envergadura de esta empresa y así me lo hizo notar.
No cometas el mismo error y prepara una oferta irrechazable que haga sentir estúpido a tu contrincante si la desecha.
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Cómo estructurar un dossier de patrocinio nº4: Tipo de patrocinios y testimonios
Al final, como te comentaba arriba, puedes profundizar cada tipo de patrocinio que ofreces para que el patrocinador pueda comprender desde el principio donde puede encajar y no confundir las cosas.
Además sería interesante, si no es el primer evento que realizas, añadir comentarios de patrocinadores pasados y actuales como garantía de la calidad del evento que organizas.
Luego puedes añadir también testimonios de participantes: si tienes participantes felices, las empresas querrán participar porque será más fácil conseguir sus objetivos.
Conclusión sobre cómo estructurar un dossier de patrocinio
Recuerda que la estructura de cualquier documento como un dossier de patrocinio o una presentación es fundamental para conseguir tus objetivos.
De lo contrario el responsable de marketing terminará de leer antes de llegar a la parte del dinero que es donde finalmente decide si le puede interesar o no.
El primer objetivo será que no tiren a la basura tu dossier: te aseguro que si pasas este primer corte, tus posibilidades de conseguir el patrocinio aumentarán exponencialmente.
Por lo tanto en el trabajo inicial de estudio tienes que incluir también el dibujo de la estructura del dossier de patrocinio.
Recuerda también que no existe una estructura perfecta que valga para todo el mundo.
Cada persona y cada evento son diferentes y necesitarán de ser adaptadas según las fortalezas que te ayudarán a conseguir tus objetivos.
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