Cómo estructurar un dossier de patrocinio en 4 pasos
Estructurar un dossier de patrocinio puede parecer sencillo hasta que no hayas probado a diseñar uno.
O hasta que hayas tenido muchas puertas cerradas en la cara.
Cada vez que se construye algo en el mundo, la estructura reviste un rol fundamental para que la construcción no se venga abajo: piensa en una casa, en un puente, un estadio.
Si la estructura fuera mala, a la primera de cambio todo se vendría abajo y sucedería una tragedia.
Afortunadamente si no sabes estructurar un dossier de patrocinio, nadie va a morir.
Pero si no eres capaz de diseñar la estructura más adecuada será muy complicado que consigas atraer la atención de futuros patrocinadores.
En este artículo vamos a analizar cómo estructurar un dossier de patrocinio en 4 pasos.
Luego podrías utilizar ese tipo de estructura para crear tu propuesta ganadora.
No obstante, tienes que considerar que cada evento es diferente.
Por lo tanto es fundamental estructurar un dossier de patrocinio siempre de manera 100% personalizada para poder resaltar las fortalezas de cada proyecto y esconder sus debilidades.
Por ejemplo si tienes antiguos patrocinadores, lo mejor es ponerlos en la portada. Si nunca tuviste, no tiene sentido poner un logo vacío en la portada ni citar patrocinadores pasados en el dossier.
Si tienes testimonios, cuanto antes se vean mejor.
Si tienes experiencia mejor ponerlo lo antes posible. Si no la tienes, es mejor que el Sobre ti aparezca lo más tarde posible con información difuminada.
Para estructurar un dossier de patrocinio de la mejor manera posible, necesitas saber de que va eso y que quieren las empresas de ti.
Si no lo sabes, tendrás un gran problema.
¿Qué es un dossier de patrocinio?
Antes de estudiar como estructurar el documento, vamos a entender bien qué es un dossier de patrocinio para que quede claro desde el primer momento.
¿Qué es un dossier de patrocinio?
Es un documento que se redacta para informar a los posibles patrocinadores, sobre tu evento, que hace, que ofrece y que coste tiene para ellos participar.
Simplificando es tu primera impresión, es la llave de acceso que te puede abrir las puertas o cerarlas para siempre.
¿Qué no es un dossier de patrocinio? Mucho emprendedores piensan que el dossier de patrocinio es lo que va a conseguir dinero para ellos.
Error grave. El dinero lo tienes que conseguir tu mismo. El dossier hace que se abran las puertas y puedas hablar con las personas que toman las decisiones.
Así que tener un buen dossier es fundamental para abrir puertas, no para conseguir el dinero sin hacer nada más.
Estructurar un dossier de patrocinio Ejemplo
Estructurar un dossier de patrocinio nº1: Presentación y objetivos
¿Si te llegara una propuesta encima de la mesa qué te gustaría saber primero?
Creo que estamos de acuerdo en decir que lo más importante sería:
- «Quiero saber de que se trata».
- «Quiero saber que hay aquí que sirva para mi».
Entonces, en líneas generales, tendrás que estructurar un dossier de patrocinio primero con la presentación de tu proyecto y con los objetivos (preferiblemente comunes con el patrocinador) que te propones alcanzar.
¿Por qué realizas este evento? ¿Por qué has montado este negocio?
Recuerda de realizar siempre un trabajo de estudio previo sobre otros eventos similares y cuales son las empresas que los patrocinan.
Si lo has hecho, tendrás que saber también cuales son los objetivos de las empresas que vas a contactar y cual es su público objetivo, su cliente ideal.
Cabe hasta la posibilidad de personalizar el dossier para cada empresa: te costaría muy poco tiempo y sería la bomba.
En la presentación comenta:
- De que se trata.
- Si ya se ha realizado enseña resultados tangibles de las ediciones pasada
- Enseña imágenes, muchas imágenes, que abran el corazón de piedra de los directores de marketing haciéndole sentir emociones olvidadas.
De todas maneras no me gusta nunca estructurar un dossier de patrocinio de manera rígida: cada evento, cada persona, cada situación son diferentes y como tales van tratadas.
Cuando diseño un dossier personalmente, siempre creo una estructura 100% personalizada según las fortalezas del evento o proyecto que tengo por delante.
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Estructurar un dossier de patrocinio nº2: El equipo ganador
Una vez que sabes qué es un dossier de patrocinio y has creado la mejor estructura para tu proyecto, el segundo paso es ganarte la confianza del director de marketing o del dueño de la empresa que has contactado.
El necesita saber que su dinero va a estar en una caja fuerte si lo invierte en tu proyecto.
Quiere saber que dispones de un equipo de trabajo válido que tiene la capacidad suficiente para conseguir los resultados estimados.
Tendrás que destacar las habilidades relacionadas con el evento, además de los logros conseguidos relacionados siempre con el evento.
Aporta solamente informaciones pertinentes con los resultados que vas a ofrecer, no información de relleno.
Puedes utilizar logos de antiguos patrocinadores para generar mucha confianza.
Todo lo que pueda generar confianza será bienvenido.
Después de haber leído ese apartado el patrocinador tiene que salir sin ninguna duda de que vas a cumplir con lo que prometes.
Tiene que tener confianza total en ti, tu equipo y tu proyecto.
Estructurar un dossier de patrocinio nº3: La Oferta
En esa parte de la estructura de un dossier de patrocinio, después de que ya has explicado de que va el tema, cuales son los objetivos que quieres alcanzar, quienes se van a encargar de conseguir un evento exitoso, ha llegado el momento de hacerle conocer tu OFERTA DEMOLEDORA.
Explícale todo lo que va a conseguir si decide participar en el evento.
Es interesante poner una tabla comparativa con lo que incluye cada tipo de patrocinio y luego puedes profundizar cada oferta de patrocinio distinta para que se haga una idea mejor de donde podría encajar.
Te aconsejo de estudiar muy bien tu OFERTA antes de enviar cualquier propuesta de patrocinio porque es fundamental que el patrocinador perciba lo que le ofreces como un chollo respecto a lo que va a pagar.
Te lo digo porque el lunes 1 de agosto de 2008 a las 12:00 horas en plena canícula de Madrid de hace 17 años, cuando tuve mi primera reunión con un responsable de marketing de una gran empresa, Renault España, y mi oferta no estaba a la altura de la envergadura de esta empresa y así me lo hizo notar.
No cometas el mismo error y prepara una oferta irrechazable que haga sentir estúpido a tu contrincante si la desecha.
Lo que pides tiene que parecer muy poco respecto a lo que le ofreces.
Estructurar un dossier de patrocinio nº4: Tipo de patrocinios y testimonios
Al final, como te comentaba arriba, puedes profundizar cada tipo de patrocinio que ofreces para que el patrocinador pueda comprender desde el principio donde puede encajar y no confundir las cosas.
Además sería interesante, si no es el primer evento que realizas, añadir comentarios de patrocinadores pasados y actuales como garantía de la calidad del evento que organizas.
Luego puedes añadir también testimonios de participantes: si tienes participantes felices, las empresas querrán participar porque será más fácil conseguir sus objetivos.
Conclusión sobre cómo estructurar un dossier de patrocinio
Lo que te he presentaqdo en este artículo es solamente una de las tantas maneras de estructurar un dossier de patrocinio ejemplo.
La mayoría de las personas siempre se salta la fase de estudió, análisis y estrategia: por eso la fallan y no alcanzan nunca sus objetivos.
Recuerda que la estructura de cualquier documento como un dossier de patrocinio o una presentación es siempre fundamental para conseguir tus objetivos.
¿Por qué? Porqué de lo contrario el responsable de marketing terminará de leer mucho antes de llegar a la parte del dinero que es donde finalmente decide si le puede interesar o no patrocinar tu proyecto.
El primer objetivo será siempre que no tiren a la basura tu dossier en los primeros 10/30 segundos.
Te aseguro que si pasas este primer corte, tus posibilidades de conseguir un patrocinio aumentarán exponencialmente.
Por lo tanto, en el trabajo de estudio inicial, tienes que incluir también cómo estructurar un dossier de patrocinio.
Recuerda también que no existe una estructura de dossier única y perfecta que valga para todo el mundo.
Cada persona y cada proyecto son diferentes y necesitarán de ser adaptadas según las fortalezas que te ayudarán a conseguir tus objetivos.
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